Datenschutzerklärung des Classic Vehicle Compass

1. Gegenstand und Geltungsbereich
Die vorliegende Datenschutzerklärung legt die Bearbeitung von Personendaten und damit zusammenhängende Fahrzeugdaten durch den Classic Vehicle Compass (nachfolgend «CVC») dar und verdeutlicht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen durch den CVC. Der Begriff «Personendaten» wird im Sinne der entsprechenden Definition im Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) verstanden. Unter «Fahrzeugdaten» werden alle Angaben verstanden, die sich auf ein bestimmtes oder bestimmbares Fahrzeug beziehen. Soweit nachfolgend lediglich der Ausdruck «Daten» verwendet wird, umfasst dieser sowohl Personen- als auch Fahrzeugdaten. Über den Umgang mit Personen- und Fahrzeugdaten der Mitglieder hinaus regelt die vorliegende Datenschutzerklärung auch einzelne andere Aspekte der Vereinsaktivitäten, die die Persönlichkeitsrechte der Mitglieder betreffen können.

2. Grundsätze
Der CVC verpflichtet sich im Umgang mit Personendaten insbesondere zur Beachtung der Grundsätze der Zweckbindung, der Information bzw. Transparenz, der Datenrichtigkeit und der Verhältnismässigkeit. Er beachtet dabei die massgeblichen rechtlichen Vorgaben. Der CVC trifft sämtliche erforderlichen und angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen zum Schutz von Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch.

3. Ansprechpersonen
Verantwortlicher im Sinne des DSG ist der CVC, handelnd durch sein Projektteam. Ansprechpersonen sind folgende:

Classic Vehicle Compass
SCR Foundation c/o Swiss Car Register, Bahnhofstrasse 12, 5745 Safenwil
info@classicvehiclecompass.ch
Auf behördlicher Ebene des Bundesamts:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter
Feldeggweg 1
CH - 3003 Bern

4. Zweck der Datenbearbeitung
Der CVC bearbeitet Daten ausschliesslich im Rahmen der Verfolgung und Realisierung seines Zwecks, wie er in den entsprechenden Statutenbestimmungen festgelegt ist sowie um seinen gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Dabei kann die Datenbearbeitung durch den CVC insbesondere zu folgenden spezifischen Einzelzwecken erfolgen:
- Verwaltung der Accountdaten (Adresspflege, Rechnungsversand und -kontrolle, Überprüfung der Berechtigung zum Bezug von Dienstleistungen, Jubiläen, Geburtstage, usw.);
- Organisation des Projektzwecks (GV, Ausfahrten, Einladungen, Mitgliederbefragungen, Versand von Informationsmaterial, allgemeiner Korrespondenz, Newsletter, Versand von Drucksachen und Accessoires, usw.);
- Allfällige Führung und Verwaltung der Fahrzeugregister;
- Betrieb der Internet Webseite des CVCs;
- Organisation von Events im Zusammenhang mit dem Projektzweck, insbesondere Veranstaltungen von Veteranenfahrzeugen sowie Young- und Oldtimern, Classic Cars (Oldtimer-Meetings, etc.);
- Verwendung für Social-Media-Auftritte (facebook, linkedIn, XING, instagram, etc.);
- Sponsoring und Werbung für CVC-Events und Anlässe im Rahmen von Veranstaltungen von Veteranenfahrzeugen sowie Young- und Oldtimern, Classic Cars (Oldtimer-Meetings, etc.);
- Gestaltung einer Zeitschrift oder anderer Publikationen (elektronisch und print);
- Instruktoren für Fahrtrainings;
- Zusammenarbeit mit dem Dachverband Swiss Historic Vehicle Federation (SHVF / www.shfv.ch);
- Im Zusammenhang mit der Prüfung/Inspektion von Fahrzeugen durch Scruitneers (Instruktoren) im Bereich von FIVA Cards. Der Zweck kann von Zeit zu Zeit präzisiert oder aktualisiert werden.

5. Verwendung und Weitergabe von Daten
Im Rahmen seines Projektzwecks resp. dieser Datenschutzerklärung kann der CVC Personen- und/oder Fahrzeugdaten seiner Mitglieder den jeweils anderen Accounthaltern oder SHVF offenlegen, wenn diese der Weitergabe zustimmen. Dies erfolgt insbesondere etwa in Form von Verzeichnissen (gedruckt oder im Mitgliederbereich der Internet Webseite des CVC einsehbar), Teilnehmerverzeichnissen bei Veranstaltungen, usw. Die entsprechenden Angaben umfassen in der Regel höchstens:
- Namen und Vornamen;
- (akademische) Titel;
- Beruf bzw. Tätigkeit;
- E-Mail- und/oder Wohn-/Geschäftsadressen;
- Telefonnummern;
- Angaben zu Fahrzeug-Identität(en) und die damit verbundenen Angaben von technischen Spezifikationen ohne Identifikationsnummern (VIN);
- Art des Accounts;
- Fotos von Fahrzeugen, allenfalls mit deren Kontrollschild sowie der Insassen.

Das Geburtsdatum wird nur für interne bzw. statistische Zwecke benötigt.

Accountinhaber, die eine solche, ausschliesslich interne Mitteilung bzw. Weitergabe oder Verwendung ihrer Daten – ganz oder teilweise – nicht wünschen, können dies entsprechend mitteilen.

Vorbehältlich der Zustimmung eines Mitglieds kann der CVC Personen- und/oder Fahrzeugdaten seiner Mitglieder auch vereinsexternen Personen oder Körperschaften zur Verfügung stellen, so etwa im Zusammenhang mit der Organisation und dem Marketing von Veranstaltungen (Ausfahrten, Reisen, Jubiläen usw.) oder dem Versand der Vereinszeitschrift, E-Mail- Newslettern, Social-Media-Posts, usw.
Der CVC kann Daten gemäss den vorstehenden Bestimmungen unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben auch ins Ausland weitergeben.

6. Zeitschrift
Eine allfällige Zeitschrift des CVC dient der Information der Accounthalter und weiteren Interessierten über vergangene und künftige Aktivitäten, aktuelle Entwicklungen im CVC, usw. In diesem Rahmen kann sie print- sowie elektronische Beiträge (in Form von Texten und Bildern wie z.B. über Anlässe, Jubiläen, neue Mitglieder etc.) enthalten, in denen Accounthalter sowie deren Fahrzeuge zu erkennen sind und in denen Personendaten angegeben werden.

Die Zeitschrift wird den Accounthaltern des CVC und Dritten zugestellt. Darüber hinaus kann sie auch bei Fahrzeughändlern und Werkstätten aufgelegt sowie zu Werbe-/Marketingzwecken auch anderen Personen sowie Veranstaltern ausserhalb des CVC zugänglich gemacht werden. Allen Inserenten wird ein Belegexemplar zugestellt.

Accounthalter, die eine Verwendung von Aufnahmen von sich und/oder ihren Fahrzeugen oder ihrer Daten in den vorstehend genannten Zusammenhängen – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den CVC und/oder die Redaktion der Zeitschrift entsprechend schriftlich zu informieren.

7. Besondere Bestimmungen zur CVC Internet Webseite sowie Social Media
Im Rahmen seines Projektzwecks resp. den unter Ziff. 4 («Zweck der Datenbearbeitung») aufgeführten Tätigkeiten kann der CVC eine Webseite sowie allenfalls einen Social-Media-Auftritt betreiben. Die Webseite/der Social-Media-Auftritt kann in zwei getrennte Bereiche gegliedert werden, in einen internen (d.h. nur für Accounthalter zugänglichen) und einen öffentlich zugänglichen Bereich.

Der (öffentlich zugängliche Bereich der) CVC Webseite dient primär der Aussendarstellung des CVC, der Information der Öffentlichkeit über Aktivitäten sowie der Anwerbung von neuen Accounthaltern, Sponsoren usw. Zu diesem Zweck enthält der öffentlich zugängliche Bereich der CVC Webseite insbesondere etwa Angaben über das Projektteam und dessen Kontaktdaten, über bestimmte Aktivitäten, einschliesslich Bildmaterial.

Falls vorhanden, dient der interne Bereich der CVC Webseite primär der Information der Accounthalter über vergangene und künftige Aktivitäten, aktuelle Entwicklungen im CVC sowie in Bezug auf CVC-Fahrzeuge usw. In diesem Rahmen kann er Beiträge (in Form von Texten, Bildern oder Videos) enthalten, in denen Accounthalter sowie deren Fahrzeuge (allenfalls mit Kontrollschildern und Insassen) zu erkennen sind und in denen Personendaten angegeben werden. Der interne Bereich der CVC Webseite ermöglicht insbesondere auch den Zugriff auf Verzeichnisse sowie eine allfällige Zeitschrift. Ziff. 6. gilt entsprechend.

Accounthalter, die eine Verwendung von Aufnahmen von sich und/oder ihren Fahrzeugen oder ihrer Daten in den vorstehend genannten Zusammenhängen – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den Datenschutzbeauftragten des CVC oder das Projektteam entsprechend schriftlich zu informieren.

Die Accounthalter behandeln ihre Zugangsdaten zum internen Bereich der CVC Internet Webseite vertraulich und gewähren keinen Personen, die nicht Accounthalter des CVC sind, Zugang zum bzw. Einsicht in den internen Bereich der Webseite oder Zugang zu den darin enthaltenen Informationen, Angaben und Materialien.

Betreffend Weitergabe von Dateien aus der Website sind bewegte sowie elektronische Bilder (Videos, etc.) miteingeschlossen und dürfen ohne Zustimmung des Projektteams nicht extern weitergegeben werden.

Der CVC verwendet nur technische und funktionelle Cookies und analytische Cookies, die die Privatsphäre der Accounthalter nicht verletzen. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone gespeichert wird, wenn Sie diese Website zum ersten Mal besuchen. Die von uns verwendeten Cookies sind für den technischen Betrieb der Website und Ihre Benutzerfreundlichkeit notwendig. Sie sorgen dafür, dass die Website ordnungsgemäß funktioniert und merken sich zum Beispiel die Präferenzen. Ausserdemkönnen wir damit unsere Website optimieren. Die Besucherin/Der Besucher kann Cookies ablehnen, indem sie/er den Internetbrowser so einstellt, dass er keine Cookies mehr speichert. Darüber hinaus können über die Einstellungen des Browsers alle zuvor gespeicherten Informationen gelöscht werden. Im Übrigen gilt die Cookie Policy, wie sie auf der Webseite des CVC publiziert ist.

8. Verzeichnis
Der CVC kann ein Verzeichnis der Accounthalter auf der Webseite in einem nur intern zugänglichen Bereich publizieren und den Accounthaltern zugänglich machen. Der CVC sowie dessen Mitglieder haben sich stets der Sensitivität des Verzeichnisses und der darin enthaltenen Daten bewusst zu sein. Sie behandeln das Verzeichnis sowie die darin enthaltenen Daten strikt vertraulich und gewähren insbesondere keinen Personen Zugang zu ihnen, die nicht Accounthalter des CVC sind.

9. Verhältnis zum Dachverband SHVF
Die Mitglieder nehmen zur Kenntnis, dass der CVC Daten der Accounthalter zur Erfüllung des Zwecks und im Rahmen dieser Datenschutzerklärung an den Dachverband SHVF weiterleitet.

10. Dauer der Bearbeitung von Personendaten
Der CVC bearbeitet Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck oder die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Im Falle der Beendigung des Accounts im CVC werden die Personendaten des betroffenen Accounthalters auf den Zeitpunkt der Beendigung hin gemäss den gesetzlichen Vorgaben gelöscht bzw. vernichtet, soweit den CVC keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen treffen. Sind zum betreffenden Zeitpunkt im Verhältnis zwischen dem CVC und der betroffenen Person noch Vorgänge (z.B. Accountbeiträge) pendent, erfolgt die Datenlöschung erst, wenn die Vorgänge definitiv abgeschlossen sind. Fahrzeugdaten inkl. Fotos auf der Homepage sowie Social Media sowie insbesondere Daten in Fahrzeugregistern bzw. -archiven werden im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft im CVC nicht gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, die betroffene Person verlangt dies ausdrücklich und solange dies mit verhältnismässigem Aufwand möglich ist.

11. Rechte von betroffenen Personen
Personen, deren Daten durch den CVC verarbeitet wurden bzw. werden, stehen diesbezüglich die gesetzlich vorgesehenen Rechte zu.

Zur Geltendmachung der entsprechenden Rechte können betroffene Personen das Projektteam des CVC unter
Classic Vehicle Compass
SCR Foundation c/o Swiss Car Register, Bahnhofstrasse 12, 5745 Safenwil
info@classicvehiclecompass.ch
kontaktieren.

12. Änderungen
Soweit sich der vorliegenden Datenschutzerklärung in Bezug auf einen bestimmten Einzelfall keine Vorschrift entnehmen lässt, entscheidet der Vorstand des CVC über das anzuwendende Vorgehen in Absprache mit dem Datenschutzverantwortlichen, sofern vorhanden.

13. Inkrafttreten und Verbindlichkeit
Diese Datenschutzvereinbarung wurde vom Projektteam verabschiedet und tritt mit Beschlussfassung in Kraft und damit für alle CVC- Accounthalter verbindlich. Sie kann jederzeit angepasst werden. Die jeweils gültige Fassung wird im Internet publiziert.

Safenwil, Januar 2023